Communiquer efficacement peut sembler banal, mais ce n’est pas toujours chose simple, particulièrement quand il s’agit de communications à large échelle. Heureusement, grâce à quelques notions et concepts de base, il est possible de faire passer votre message et d’en améliorer l’impact, même si vous n’êtes pas un spécialiste en la matière.

Peu importe votre domaine d’activité ou les fonctions que vous occupez, il est fort probable qu’à un moment ou à un autre, vous aurez à présenter ou à diffuser de l’information à des auditoires restreints ou élargis (vos collègues, vos supérieurs, votre clientèle, vos partenaires financiers, votre population, etc.). Dans tous les cas, il est toujours agréable de profiter du soutien d’une équipe de communication, mais que faire si vous n’y avez pas accès? Voici quelques éléments incontournables pour optimiser l’efficacité de tout type de communication, allant du classique courriel aux campagnes de sensibilisation élargies.

1. Le moment propice

Bien qu’il puisse sembler banal, le moment choisi fait toute la différence quand on communique. En effet, certaines choses sont plus délicates à aborder ou nécessitent plus de concentration pour être bien comprises. C’est pourquoi, peu importe le sujet, il faut d’abord s’assurer qu’il s’agit d’un moment où la réceptivité du public à qui l’on s’adresse est optimale. Par exemple, l’attention d’une personne est souvent meilleure en matinée qu’en fin de journée. À l’inverse, dans le cas des médias sociaux notamment, les gens les fréquentent davantage au réveil, le midi et en soirée, lorsqu’ils ont un peu de temps libre. Être attentif et savoir choisir le moment opportun pour communiquer, c’est une stratégie gagnante!

2. Le canal

Le canal désigne la manière dont le message est transmis. Il en existe une multitude, mais, encore une fois, il faut choisir le plus approprié en fonction du sujet, de la cible et de la quantité d’information à communiquer. Certains canaux sont préconisés pour leur côté plus formel et accessible, comme les courriels, les lettres, les avis et les notes de service, mais ils ne sont pas forcément idéals pour de l’information complexe ou délicate. Parfois, les rencontres et les discussions de vive voix permettent davantage de clarté, en plus de limiter le risque de mauvaise interprétation et de favoriser l’interaction lors de la communication. Dans le choix de canal, il faut considérer que les messages verbaux et écrits n’ont pas la même portée!

3. Le message

Trois principes sont à retenir pour créer le contenu à communiquer : utilité, clarté et concision.

1. Tout d’abord, l’information transmise doit être utile et pertinente pour les gens à qui elle est destinée. Selon le sujet, le choix des aspects essentiels à connaître peut différer; tout dépend de la cible. La clé est donc de prendre un peu de recul pour se mettre à la place des personnes à qui l’on s’adresse et se demander de quelle information elles ont réellement besoin.
2. Pour faciliter la compréhension, le message doit être clair, sans ambiguïté : pas pour vous, mais bien pour vos destinataires! Faites en sorte que votre cible ne se pose pas de questions et est en mesure de comprendre rapidement. Laissez de côté le jargon technique et utilisez un langage simple. Au besoin, employez des comparaisons pour expliquer les notions complexes. Si une cible doit faire trop d’effort pour décoder un message, elle finit par décrocher.
3. Enfin, soyez concis! Souvenez-vous que la capacité d’attention des gens est limitée. Après une présentation d’une heure, par exemple, il est souvent plus difficile d’être concentré, alors il faut en tenir compte quand on communique. La majorité du temps, tout est une question de minutes, ou même de secondes. C’est pourquoi on gagne à aller droit au but. Pour tirer pleinement profit de votre effort de communication, faites en sorte que votre cible trouve son compte rapidement, sans perdre l’intérêt!